Een printer of multifunctional (MFP) kan jarenlang betrouwbaar zijn werk doen. Zolang er netjes wordt geprint en gescand, is er vaak weinig reden om ernaar om te kijken. Toch kan er een moment komen waarop de vraag niet meer is “Doet de printer het nog?”, maar vooral: “Past deze printer nog bij onze organisatie?” Want een apparaat kan technisch nog prima functioneren, terwijl de kosten, het beheer, de beveiliging of het gebruiksgemak niet meer aansluiten bij de huidige situatie. Maar wanneer is vervangen dan verstandig? En wanneer kunt u uw huidige printer gewoon blijven gebruiken?
1. De onderhoudskosten beginnen op te lopen
Een incidentele storing hoeft natuurlijk geen reden te zijn om een printer direct af te schrijven. Ook een ouder apparaat kan met goed onderhoud nog jarenlang meegaan. Het wordt een ander verhaal wanneer storingen en reparaties zich steeds vaker voordoen. Denk aan papierstoringen, slijtage aan onderdelen, problemen met de invoer of storingen die steeds opnieuw terugkomen. Kijk daarom niet alleen naar de leeftijd van het apparaat, maar vooral naar de totale kosten. Wat besteedt u jaarlijks aan onderhoud, onderdelen, service en verbruiksmaterialen? Wanneer die kosten structureel oplopen, kan vervangen financieel interessanter worden dan blijven repareren.
2. Uw organisatie is veranderd
Misschien was de printer ooit precies afgestemd op uw organisatie. Maar organisaties veranderen. Het aantal medewerkers kan zijn gegroeid of juist afgenomen. Er wordt misschien meer digitaal gewerkt, medewerkers werken vaker hybride of documenten worden op een andere manier verwerkt. Ook het printvolume kan flink zijn veranderd. Een printer die vijf of zeven jaar geleden perfect aansloot, hoeft vandaag niet meer de juiste capaciteit of functionaliteit te hebben.
Daarom is het verstandig om af en toe opnieuw te kijken naar vragen als:
- Hoeveel wordt er daadwerkelijk geprint en gescand?
- Door hoeveel medewerkers wordt het apparaat gebruikt?
- Zijn er nieuwe locaties of thuiswerkplekken bijgekomen?
- Zijn er andere eisen aan snelheid, scanmogelijkheden of afwerking?
- Wordt het apparaat nog gebruikt waarvoor het oorspronkelijk is aangeschaft?
Soms blijkt een ouder apparaat nog uitstekend te passen. Soms is juist een andere configuratie veel logischer.
3. De printer kost uw medewerkers tijd
Een kostenpost die vaak minder zichtbaar is, is de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het gebruik van een printer. Een ingewikkelde gebruikersinterface, omslachtige scanprocedures of problemen met printdrivers lijken misschien kleine ergernissen. Maar als meerdere medewerkers hier regelmatig tegenaan lopen, kunnen die minuten behoorlijk optellen. Moderne printomgevingen bieden steeds meer mogelijkheden om printen en scannen eenvoudiger te maken. Denk aan eenvoudiger aanmelden, mobiel printen, rechtstreeks scannen naar digitale toepassingen en centraal beheer. De vraag is dus niet alleen hoeveel een printer kost, maar ook hoeveel tijd het apparaat uw organisatie kost.
4. Het beheer wordt steeds lastiger
Printers zijn allang niet meer alleen losse apparaten die aan een computer worden gekoppeld. Ze maken onderdeel uit van de IT-omgeving van een organisatie. Dat betekent dat ook zaken als drivers, gebruikersbeheer, netwerkconfiguratie, updates en beveiliging een rol spelen. Heeft uw IT-afdeling regelmatig werk aan printers? Zijn er veel verschillende modellen, drivers of configuraties in gebruik? Of kost het opvallend veel tijd om nieuwe medewerkers of werkplekken aan te sluiten? Dan kan een modernere en beter beheersbare printomgeving een groot verschil maken. Soms hoeft daarvoor niet eens ieder apparaat vervangen te worden. Een inventarisatie van de huidige omgeving kan al duidelijk maken waar de grootste winst te behalen is.
5. Beveiliging verdient aandacht
Een printer wordt bij beveiliging nog weleens vergeten. Dat is opvallend, want moderne multifunctionals zijn feitelijk netwerkapparaten. Ze kunnen documenten verwerken, gegevens tijdelijk opslaan en communiceren met andere systemen binnen de organisatie.
Daarom is het belangrijk om ook bij printers te kijken naar bijvoorbeeld firmware-updates, toegangsbeheer, gegevensbeveiliging en de ondersteuning die de fabrikant nog biedt. Een ouder apparaat hoeft niet automatisch onveilig te zijn. Maar wanneer beveiligingsupdates niet meer beschikbaar zijn of het apparaat niet meer aansluit op de huidige beveiligingsstandaarden, is dat wel een belangrijk aandachtspunt.
6. De printkwaliteit neemt af
Soms is het simpelweg zichtbaar. Afdrukken worden minder scherp, kleuren wijken af, er ontstaan strepen of vlekken of de papierverwerking verloopt minder soepel. Een incidentele afwijking is meestal geen probleem. Maar wanneer de kwaliteit structureel achteruitgaat, kan dat een signaal zijn dat het apparaat het einde van zijn praktische levensduur nadert. Zeker voor organisaties die offertes, rapporten, presentaties of andere documenten voor klanten en relaties afdrukken, is een betrouwbare en representatieve afdrukkwaliteit belangrijk.
7. Het energie- en materiaalverbruik is hoger dan nodig
Ook het verbruik kan een reden zijn om uw printomgeving opnieuw te bekijken. Oudere apparaten kunnen andere energieprestaties hebben dan nieuwere modellen. Daarnaast kunnen instellingen en gebruiksgedrag invloed hebben op het energie- en papierverbruik.
Denk bijvoorbeeld aan automatisch dubbelzijdig printen, energiezuinige slaapstanden en slimmer omgaan met kleur. Maar ook hier geldt: kijk naar het geheel. Een printer vervangen alleen omdat een nieuwer model zuiniger is, is niet automatisch de meest duurzame keuze. De productie, levering en verwerking van een nieuw apparaat hebben immers óók impact. Een goede beslissing kijkt daarom naar de totale levensduur en het daadwerkelijke gebruik.
8. Onderdelen of ondersteuning worden moeilijker verkrijgbaar
Een printer kan technisch nog prima werken, maar wat gebeurt er als er een belangrijk onderdeel defect raakt? Bij oudere modellen kunnen onderdelen en ondersteuning op termijn minder goed beschikbaar zijn. Ook kan de fabrikant de ondersteuning van een model beëindigen. Dat betekent niet dat een apparaat op een bepaalde leeftijd automatisch vervangen moet worden. Het is wel verstandig om te weten hoe lang u nog op ondersteuning, onderdelen en software-updates kunt rekenen. Zo voorkomt u dat u pas over vervanging gaat nadenken op het moment dat uw printer onverwacht uitvalt.
Vervangen of juist blijven gebruiken?
De leeftijd van een printer is dus maar één onderdeel van het verhaal. Een multifunctional van acht jaar oud die weinig wordt gebruikt, betrouwbaar is, goed beveiligd kan worden en nauwelijks onderhoud nodig heeft, kan in sommige situaties een prima keuze blijven.
Omgekeerd kan een relatief jong apparaat toch niet meer passen wanneer uw organisatie sterk is veranderd. Kijk daarom bij een vervangingsbeslissing naar het complete plaatje:
Kosten + betrouwbaarheid + beveiliging + beheer + gebruiksgemak + capaciteit + verbruik.
En vergelijk vervolgens de kosten van doorwerken met de kosten en voordelen van een nieuwe oplossing.
Een printer hoeft niet kapot te zijn om aan vervanging toe te zijn
De belangrijkste vraag is uiteindelijk niet hoe oud uw printer is. De vraag is of het apparaat vandaag nog doet wat uw organisatie nodig heeft, tegen passende kosten en met een acceptabel niveau van veiligheid, beheer en gebruiksgemak.
Is het antwoord daarop ja? Dan kan blijven gebruiken de meest logische keuze zijn. Is het antwoord steeds vaker nee? Dan is het verstandig om uw printomgeving opnieuw te bekijken. Niet alleen om een nieuwe printer uit te zoeken, maar vooral om te bepalen wat uw organisatie daadwerkelijk nodig heeft. Een goede printoplossing begint tenslotte niet bij een merk of een model, maar bij uw manier van werken.
