Een betere samenwerking door de inzet van multifunctionals

Een multifunctional is een printer met veel eigenschappen van een computer. Eigenlijk is het een computer met printmogelijkheden. In grote organisaties waar veel papierwerk uitgewisseld wordt is een multifunctional vandaag de dag ondenkbaar geworden. Een multifunctionele printer vermindert niet alleen de fysieke papierstroom, maar bevordert ook de samenwerking onder het personeel en daarmee de uiteindelijke productiviteit.

Ten eerste is een multifunctional niet een printer, scanner of kopieermachine. Het is al deze drie apparaten in één. Tevens stijgt de machine op alle drie de vlakken boven de rest uit. Printen ging nog nooit zo snel, scannen was nog nooit zo gemakkelijk en kopietjes zijn niet te onderscheiden van het origineel. Met de aanschaf van een multifunctional wordt de winst dus zowel op kwantitatief als kwalitatief gebied geboekt.

Multitoegankelijk
Neem als voorbeeld de Xerox ConnectKey multifunctional. Dit apparaat heeft de mogelijkheid om vanaf een mobiele telefoon, of een ander mobiel apparaat, een printopdracht te geven. Omdat elk mens tegenwoordig een telefoon op zak heeft kan er makkelijk ingelogd worden in de cloud en vanaf daar kan het desbetreffende bestand geopend, bewerkt en geprint worden. De multifunctional is verbonden met het interne wifi-netwerk van de organisatie waardoor het voor iedereen makkelijk toegankelijk is.

Ook losse papieren kunnen met de ConnectKey simpel gedigitaliseerd worden. Leg de documenten onder de scanner en stuur ze via enkele tikken op het touchscreen van de multifunctional regelrecht naar de cloud.

Vanuit de cloud is het document vervolgens voor personeel op verschillende afdelingen beschikbaar en dit bevordert de interne samenwerking ten zeerste.

Beveiliging
Door de ingebouwde McAfee beveiliging zijn alle documenten ook voor altijd beveiligd en heeft u geen zorgen rondom eventuele privacy issues. Daarnaast zijn uiterst eenvoudig verschillende apps te installeren op de multifuntional. Zo kunnen documenten altijd gescand worden naar de applicatie die gebruikt wordt in uw organisatie. Zo zijn documenten te scannen naar bijvoorbeeld UNIT4 DocumentManager, AFAS Profit of Microsoft SharePoint.

Betrouwbaarheid
Ten slotte is wellicht één van de belangrijkste eigenschappen van de multifunctional nog niet besproken: de betrouwbaarheid. Een multifunctional is door zijn ijzersterke software enorm betrouwbaar. Het apparaat doet wat het moet doen, wanneer het gedaan moet worden en doet dit tevens consistent. Door deze eigenschap wordt de downtime door het mogelijk vastlopen of ontstane errors van de machine zo goed als teniet gedaan.

Wilt u intern beter en productiever gaan samenwerken? Implementeer een multifunctional in uw organisatie en zet een flinke stap vooruit op het gebied van samenwerking. Om de specifieke mogelijkheden van een multifunctional die op uw organisatie toepasbaar zijn te bespreken, kunt u contact met ons opnemen.

Dit is gratis en geheel vrijblijvend.