Zorginstanties: voorkom dat je bedrijfsdocumenten kwijtraakt
Een medewerkster van het Haagse HagaZiekenhuis had in september 2019 haar boodschappenlijstje, gemaakt op een A4-tje, laten liggen in een winkelwagentje van de ALDI. In principe niet zo’n probleem. Was het niet dat het A4-tje waar zij haar boodschappen op had genoteerd, aan de achterkant volstond met persoonlijke medische gegevens van een patiënt. Iets dat anno 2019 met alle privacy-perikelen ondenkbaar is.
Sinds de introductie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 is de bescherming van persoonlijke gegevens nog meer een hot issue dan dat het al was. Het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonlijke informatie ligt in elke branche onder een juridisch vergrootglas. Helemaal in een sector als de zorg is dit enorm belangrijk. In de zorgsector openbaren mensen hun meest persoonlijke en grootste kwesties. Daarbij vertrouwen patiënten erop dat deze kwesties binnenskamers blijven. Terecht. Maar hoe moet de zorg dit voor elkaar krijgen? De zorg krijgt dit voor elkaar door middel van een multifunctional.
Multifunctional
Een multifunctional is simpel gezegd een multifunctionele printer. Deze printer heeft vele functies zoals documenten printen, kopiëren, en faxen. Daarnaast zijn ze verbonden aan een netwerk en bevatten ze een modern besturingssysteem. Eigenlijk is een multifunctional een multifunctionele computer met onder andere de functie tot printen.
Doordat een multifunctional eigenlijk een computer is, kan deze ook beveiligd worden als een computer. Vanwege deze mogelijkheid is de machine volledig geschikt om in de zorg gebruikt te worden.
Veiligheid en de zorg gaan namelijk hand in hand.
Persoonlijk account
Bij een multifunctionele printer krijgt iedere gebruiker van het apparaat een persoonlijk account. Dit persoonlijke account kan worden ingesteld op drie verschillende veiligheidsniveaus en elk niveau heeft bijbehorende rechten. Op deze manier kan elke gebruiker alleen bij de gegevens die voor hem of haar bestemd zijn. Deze beveiligingsstructuur zorgt niet alleen voor een hoge mate van veiligheid maar ook voor gebruikersgemak.
Bovendien gebruikt een multifunctional het netwerk zodanig dat gegevens alleen via bepaalde IP-adressen en poortnummers kunnen worden uitgewisseld. Ook valt door de beheerder van het apparaat in te stellen naar welke e-mailadressen documenten verstuurd kunnen worden.
Versleuteling
Daarnaast kunnen door middel van een speciale beveiligingsfunctie documenten, gebruikersinstellingen of informatie op de multifunctionele printer worden versleuteld. Het versleutelen wordt gedaan door middel van een algoritme dat ervoor zorgt dat een bestand wordt verwijderd wanneer dit bestand nooit meer toegankelijk is.
Persoonlijk printen
Tevens is het met een multifunctional mogelijk om een bestand pas te printen als de opdrachtgever van de printopdracht bij de printer aanwezig is. Dit is mogelijk omdat het bestand dat afgedrukt moet worden, wordt vastgehouden in een virtuele wachtrij. Als de opdrachtgever van de printopdracht zicht meldt bij de printer, wordt het bestand pas uitgeprint.
Met een multifunctional lost u dus alle problemen op die voortkomen uit het omgaan met documenten. Vooral in de zorgsector is dit een oplossing waar menig medewerker om staat te springen. Bent u nieuwsgierig geworden hoe een multifunctional u en uw organisatie kan ontzorgen op het gebied van beveiliging?
Neem contact op met de PuntNL Groep en wij presenteren u een oplossing op maat voor uw organisatie.
