Digitaal archiveren van documenten werkt productiever!
Tegenwoordig is de technologie uitstekend. Vaak worden documenten niet meer op papier gedrukt, maar vaak digitaal opgeslagen. In deze blog leest u waarom digitaal archiveren van documenten voor uw organisatie van belang is.
Werkt productiever
Als uw organisatie gebruik maakt van fysieke documenten kost het aanpassen van de documenten veel tijd. Dat kan komen doordat de goede versie eerst opnieuw uitgeprint moet worden. Hierdoor ontstaan er verschillende versies van de bestanden. Dit kan binnen de organisatie voor verwarring zorgen. Het kan namelijk voorkomen dat u of uw medewerkers uiteindelijk niet het actuele bestand tot uw beschikking heeft. Wanneer u gebruik maakt van digitaal archiveren is dat te voorkomen. Bestanden worden gelijk aangepast als u dat doet. Daarnaast kunt u uw bestanden opslaan in een mappenstructuur. Deze kunt u zelf ordenen en inrichten.
Bespaart tijd en ruimte
Eén van de voordelen van het digitaal archiveren van documenten is dat u met een paar klikken uw documenten terugvindt. Dat kunt u doen door het gebruik van zoektermen. Daarnaast scheelt het u fysieke opslagruimte. U heeft geen last meer van overvolle mappen op uw bureau of in de kast.
Hierdoor houdt u ruimte over voor ander meubilair dat voor uw organisatie functioneel is.
Makkelijk deelbaar
Door de inzet van digitaal archiveren verbeter u de samenwerking binnen uw organisatie. Dat komt doordat alle informatie op één centrale plek verzameld is. Dit zorgt ervoor dat u de documenten gemakkelijk kan delen met andere medewerkers. Daarnaast kunnen meerdere medewerkers tegelijk hetzelfde document inzien. Hierdoor wordt er productiever gewerkt op de werkvloer.
Veilig
Als u uw documenten elektronisch opslaat, is de kans kleiner dat u uw documenten kwijtraakt. Hierbij is het verstandig dat u een back-up maakt. Dit zorgt ervoor dat u een extra versie van de gegevens heeft en dat u deze niet kwijtraakt wanneer het systeem crasht.
Wanneer u gebruik maakt van papieren documenten kunnen de gegevens bijvoorbeeld bij een brand of inbraak verloren gaan.
