Digitaal archiveren van documenten werkt productiever!
Tegenwoordig is de technologie uitstekend. Vaak worden documenten niet meer op papier gedrukt, maar vaak digitaal opgeslagen. In deze blog leest u waarom digitaal archiveren van documenten voor uw organisatie van belang is.
Werkt productiever
Als uw organisatie gebruik maakt van fysieke documenten kost het aanpassen van de documenten veel tijd. Dat kan komen doordat de goede versie eerst opnieuw uitgeprint moet worden. Hierdoor ontstaan er verschillende versies van de bestanden. Dit kan binnen de organisatie voor verwarring zorgen. Het kan namelijk voorkomen dat u of uw medewerkers uiteindelijk niet het actuele bestand tot uw beschikking heeft. Wanneer u gebruik maakt van digitaal archiveren is dat te voorkomen. Bestanden worden gelijk aangepast als u dat doet. Daarnaast kunt u uw bestanden opslaan in een mappenstructuur. Deze kunt u zelf ordenen en inrichten.
Bespaart tijd en ruimte
Eén van de voordelen van het digitaal archiveren van documenten is dat u met een paar klikken uw documenten terugvindt. Dat kunt u doen door het gebruik van zoektermen. Daarnaast scheelt het u fysieke opslagruimte. U heeft geen last meer van overvolle mappen op uw bureau of in de kast.
Hierdoor houdt u ruimte over voor ander meubilair dat voor uw organisatie functioneel is.
Makkelijk deelbaar
Door de inzet van digitaal archiveren verbeter u de samenwerking binnen uw organisatie. Dat komt doordat alle informatie op één centrale plek verzameld is. Dit zorgt ervoor dat u de documenten gemakkelijk kan delen met andere medewerkers. Daarnaast kunnen meerdere medewerkers tegelijk hetzelfde document inzien. Hierdoor wordt er productiever gewerkt op de werkvloer.
Veilig
Als u uw documenten elektronisch opslaat, is de kans kleiner dat u uw documenten kwijtraakt. Hierbij is het verstandig dat u een back-up maakt. Dit zorgt ervoor dat u een extra versie van de gegevens heeft en dat u deze niet kwijtraakt wanneer het systeem crasht.
Wanneer u gebruik maakt van papieren documenten kunnen de gegevens bijvoorbeeld bij een brand of inbraak verloren gaan.
Denk aan het milieu en bespaar papier!
Een beter milieu begint bij uzelf. ‘Met hetzelfde gemak gooit u het in de afvalbak’. Slogans uit campagnes die bij veel mensen zijn blijven hangen. Deze campagnes waren veelal gericht op individuen. Iedereen moest door middel van een persoonlijke benadering weten dat het milieu belangrijk is en dat iedereen zijn steentje moet bijdragen. Daarom is het nu tijd om het collectief aan te spreken.
Drukwerk is tegenwoordig, na huur en salarisadministratie, vaak de grootste bedrijfsuitgave.
Het papierverbruik is een serieuze bijdrage aan het milieuprobleem, waar nog een grote slag geslagen kan worden. De zorg is een sector waar veel papierwerk in om gaat. De patiënten- en personeelsdossiers komen in grote getalen uit de printer uit en de invloed op het milieu is daardoor groot. Is er een manier om deze uitstoot te beperken?
Multifunctionele printer
De oplossing ligt in digitaal documentbeheer. Digitaal documentbeheer wordt uitgevoerd door middel van een multifunctionele printer. Dit is simpel gezegd een scancomputer waar je al het losse papierwerk mee inscant en digitaal verplaatst naar de cloud. Eenmaal in de cloud is het papierwerk te openen, te bewerken en te delen. Hiermee bespaart een organisatie dus elke keer een potentiele print.
Digitaal documentbeheer zorgt er dus voor dat het document voor inzage niet uitgeprint hoeft te worden.
Cloudopslag
Als een hard-copy document aangepast moet worden, betekent dit dat het document opnieuw uitgeprint moet worden. Bij documentopslag in de cloud kan elk document eindeloos bekeken en aangepast worden zonder dat hier ook maar één print voor nodig is. Daarnaast kan het document ook nog eens vanuit verschillende locaties en vanaf verscheidene apparaten aangepast worden.
Het intern delen van documenten gebeurt tevens nog regelmatig hard-copy. Dit is geen vorm van milieuvriendelijk werken. Door middel van documentbeheer deel je documenten via de cloud en bespaar je papier, geld en tijd. Bij het gebruik van een multifunctional draagt uw organisatie tevens bij aan verantwoord maatschappelijk ondernemen. De maatschappij van vandaag de dag vraagt om ondernemingen, instellingen en organisaties die verantwoordelijke keuzes nemen. Door een multifunctional te implementeren in uw zorginstelling kunt u hieraan bijdragen en helder en transparant zijn hierover in uw externe
Printmogelijkheden
Ten slotte bevat een multifunctional, als printer zijnde, uiteraard een mogelijkheid om documentatie te printen, maar dan wel op een milieuvriendelijke manier. Zo bevat het apparaat een kladmodus. Met deze kladmodus worden documenten, zoals bijvoorbeeld e-mails, afgedrukt met de helft van de hoeveelheid toner. Deze optie houdt dus, zelfs als er geprint moet worden, rekening met het milieu.
Een multifunctional verbetert dus niet alleen de mogelijkheden die u nu al heeft met betrekking tot de omgang met documentatie, maar biedt u ook nog nieuwe opties. Dit geeft u als zorginstelling de kans om efficiënter, kostenbesparend en milieubewuster te werken.
Bent u overtuigd geraakt van de voordelen die een multifunctional met zich meebrengt? Wij hebben jarenlange ervaring en expertise met de implementatie van multifunctionals.
Neem contact met ons op, dit is altijd gratis en geheel vrijblijvend.
