Bedrijven willen na het beschrijven van de bedrijfsprocessen de processen automatiseren. Ontwikkelaars gaan beginnen met het programmeren van de processen in de softwarepakketten. Wanneer u bedrijfsprocessen gaat automatiseren kost dat veel tijd. Om deze reden hebben wij in deze blog de aandachtspunten beschreven waar extra op gelet moet worden.

Aandachtspunt 1: begin gemakkelijk
Als u begint met uitvoeren van de bedrijfsprocessen zorg er dan voor dat dat eenvoudig gaat. Het is hierbij handig dat u de status en resultaten van de processen zichtbaar maakt. Dit kan door middel van een dashboard. Op deze manier zijn de resultaten voor de gebruikers en het management inzichtelijk. U kunt hierbij denken aan: Hoeveel processen worden er op dit moment uitgevoerd? En wat zijn de kosten per processtap? De resultaten van deze stappen kunnen soms anders uitpakken dan u had verwacht. Dit kunt u voorkomen door van tevoren rekening te houden met de faalrisico’s. 

Aandachtspunt 2: betrek medewerkers
De eindgebruikers: de medewerkers zijn erg belangrijk. Zij zorgen er namelijk voor dat het proces slaagt. De managers binnen het bedrijf zijn meestal een voorstander van de automatisering van bedrijfsprocessen. Dit komt doordat het leidt tot minder kosten. Wanneer medewerkers niet worden betrokken bij het proces, zullen de medewerkers zich niet verbonden voelen tot het resultaat. Dat zorgt er uiteindelijk voor dat de kans op falen groter wordt.

Door de juiste aanpak voorkomt u weerstand bij uw medewerkers.

Aandachtspunt 3: verbeter de processen
Wanneer u de eerste processen heeft geautomatiseerd kunt u kijken welke verbeterd kunnen worden. Uit de data kunt u de prestatie van de processen analyseren. U kunt de data visualiseren met behulp van heatmap en dashboards. Hierdoor worden uw prestaties overzichtelijker. Ook kan er gekeken worden naar de kosten van de processtappen. Op basis van deze informatie kunt u kijken welke bedrijfsprocessen verbeterd moeten worden.

Aandachtspunt 4: bepaal de aanpak
Door de juiste aanpak te kiezen zorgt u ervoor dat u later tegen uw grenzen aanloopt. U kunt hierbij kiezen uit drie verschillende werkwijzen:

• De eerste werkwijze van procesautomatisering is scrum. Bij deze handeling gaat u uit van het ‘begin, leer en verbeter’ principe. U werkt hierbij met korte sprints van bijvoorbeeld één of twee weken. Bij het toepassen van deze werkwijze kan er in elke sprints verbeteringen worden gebracht in de procesmodellen.

• De tweede werkwijze is prototyping. Hierbij wordt er gewerkt vanuit een procesontwerp. Dit procesontwerp is globaal ontworpen en nog niet het eindresultaat. Het prototype kan snel in de praktijk getoetst worden aangezien het model zonder maatwerk en systeemkoppelingen live wordt gebracht. Het doel van het prototype is dat u het ontwerp kan laten evalueren voordat u begint aan het uiteindelijke product.

• Technologie is de derde werkwijze. De technologie is bepalend voor de keuzes die u hebt bij het ontwikkelen van de processen. Er zijn vier verschillende technologieën:

Standaard:
Hierbij is het automatiseren van bedrijfsprocessen standaard. Een goed voorbeeld hiervan is onboarding of Purchase-to-Pay. Er hoeft bij deze producten weinig ontwikkeld worden.

Maatwerk:
Maatwerk geeft veel flexibiliteit in de gewenste bedrijfsprocessen. Daarentegen zijn de systemen erg duur vanwege de hoge ontwikkeltijd en operationele kosten.

No-code:
Bij deze werkwijze worden de bedrijfsprocessen op maat ingericht. Dit zorgt voor snel resultaat en voor een betere samenwerking tussen business en IT.

Low-code:
Bij deze aanpak wordt er gebruik gemaakt van de no-code aanpak. Bij low-code worden taken, notificaties en formulieren ontwikkeld zonder dat er programmeerkennis ervoor nodig is. Hierdoor kunnen analisten zelf beginnen met het automatiseren van de bedrijfsprocessen.