Werken met een document managementsysteem (DMS) vergemakkelijkt gegevensbeheer binnen uw organisatie, vermindert menselijke fouten en verhoogt de productiviteit door taken te automatiseren.

Maar hoe kunt u zien dat u het maximale uit uw contentmanagementsysteem haalt? Of, als u op zoek bent naar een DMS-oplossing, wat hoopt u te bereiken?

Als u de volgende vier vragen met een volmondig ‘ja’ kunt beantwoorden, weet u zeker dat u alles uit uw contentmanagementoplossing haalt.

Vraag 1. Is uw informatie toegankelijk?

Het is niet ongebruikelijk dat organisaties complexe verkoopprocessen gebruiken. In verschillende stadia van het verkoopproces zijn er contactmomenten waarbij verkoopmedewerkers de puntjes op de i moeten zetten. Van een persoonlijke ontmoeting met de klant tot het beantwoorden van technische vragen, het maken van offertes in het CRM-systeem en, zodra de offertes zijn geaccepteerd, het verzenden van de offerte naar de juiste afdeling om de bestelling te verwerken en te verzenden.

Bij zo’n complex proces zijn veel afdelingen (verkoop, logistiek en financiën) betrokken. Het is niet vanzelf zo dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Als het proces op enig moment vastloopt en afdelingen niet precies weten waarom, bijvoorbeeld omdat ze geen toegang hebben tot de juiste informatie, dan loopt u het risico om ongelooflijk inefficiënt te worden. Daarom is een vlotte toegang tot essentiële informatie uitermate belangrijk als u uw klanten tevreden wilt maken en houden en de verkoop efficiënt wilt afhandelen.

Hoe weet u nu of uw informatie toegankelijk is?

• Medewerkers die niet op kantoor werken hebben toegang tot wat ze nodig hebben met een internetverbinding en een mobiel apparaat
  
• Er is slechts één login nodig om toegang te krijgen tot alle inhoud, omdat deze centraal wordt opgeslagen
  
• Elke betrokken afdeling kan op elk moment de voortgang van een bepaalde taak zien
  
• Vertragingen in het proces zijn duidelijk voor degenen met de juiste toegangsrechten
  

Vraag 2. Is al uw informatie digitaal?

Wanneer informatie aan papier staat en in archiefkasten wordt opgeborgen, is het veel moeilijker, zo niet onmogelijk, om terug te vinden wat u zoekt. Daarom is het beheren van informatie in een DMS-systeem de norm van nu.

Digitale informatie is gemakkelijk te doorzoeken, omdat deze gesorteerd en geïndexeerd is. Hierdoor kunnen gebruikers alle informatie doorzoeken, terwijl ze filters toepassen. Alleen de meest relevante resultaten worden getoond. 

Virtuele informatie heeft ook aanzienlijke voordelen vanuit het oogpunt van beveiliging. Met een DMS-oplossing beperkt u de zichtbaarheid van informatie op basis van het toegangsniveau van gebruikers. Dit betekent dat ze alleen informatie kunnen doorzoeken die voor hen relevant is.

Wat zijn de verwachtingen van virtuele informatie binnen een DMS-systeem?

• Het is in een doorzoekbaar formaat (digitaal in plaats van op papier)
  
• Alle inhoud wordt geïndexeerd en voorzien van de juiste tags
  
• Medewerkers kunnen filters en tags toepassen om te vinden wat ze nodig hebben
  
• Het is intuïtief en gemakkelijk te gebruiken door medewerkers
  

Vraag 3. Is uw informatie veilig?

Een van de belangrijkste doelstellingen van enterprise contentmanagement is het afdwingen van solide beveiligingscontroles op informatie die door uw organisatie stroomt.

Menselijke fouten vormen in feite de grootste bedreiging voor de veiligheid. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker een vertrouwelijk document afdrukt en het op zijn/haar bureau laat liggen.

Hoe weet u of uw informatie veilig is?

• U kunt toegangscontroles implementeren, gebruikers in groepen indelen en basistoegangsrechten toekennen (lezen, bewerken, verwijderen) aan een reeks documenten, gegroepeerd op type en categorie
  
• U kunt functiecontroles toepassen (het beperken van wat werknemers mogen doen als ze eenmaal toegang hebben tot inhoud, bijvoorbeeld afdrukken, e-mailen of exporteren)
  
• Voor elk document worden controletrajecten vastgelegd
  

Vraag 4. Is uw informatie relevant?

Bij enterprise contentmanagement draait het erom dat medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot relevante informatie. Naast het feit dat gebruikers door informatie kunnen filteren, beheert een DMS-oplossing de verschillende versies van documenten.

Medewerkers kunnen vol vertrouwen doorverwijzen naar de juiste documenten, wetende dat de versie waarnaar ze kijken op het scherm de meest recente is. Het stelt u ook in staat om een werkproces op te zetten, waarbij elke stap in het proces wordt geautomatiseerd. Dit betekent dat alleen relevante personen de informatie op een bepaald moment te zien krijgen.

Sommige moderne contentmanagementsystemen hebben ook dashboardrapportages. U kunt bijvoorbeeld een dashboard opzetten om te zien hoeveel facturen er worden verwerkt, hoeveel er op betaling wachten en hoeveel er klaar zijn om te worden betaald. U kunt vervolgens inzoomen op de lijst met factuurgeschillen en een lijst bekijken van de mensen met wie u een geschil heeft, evenals allerlei andere relevante documenten.

Wat zijn de voordelen van een DMS-systeem dat gebruikers helpt om toegang te krijgen tot relevante informatie?

• Medewerkers werken altijd met de meest recente versie van een document
  
• Geautomatiseerde werkprocessen kunnen worden opgezet tussen afdelingen met verschillende limieten voor toegangscontrole en functiecontrole
  
• Diepgaande rapportages zijn beschikbaar en doorzoekbaar met lijsten en/of dashboards