Haal het meeste uit uw document- managementoplossing

Werken met een document managementsysteem (DMS) vergemakkelijkt gegevensbeheer binnen uw organisatie, vermindert menselijke fouten en verhoogt de productiviteit door taken te automatiseren.

Maar hoe kunt u zien dat u het maximale uit uw contentmanagementsysteem haalt? Of, als u op zoek bent naar een DMS-oplossing, wat hoopt u te bereiken?

Als u de volgende vier vragen met een volmondig ‘ja’ kunt beantwoorden, weet u zeker dat u alles uit uw contentmanagementoplossing haalt.

Vraag 1. Is uw informatie toegankelijk?

Het is niet ongebruikelijk dat organisaties complexe verkoopprocessen gebruiken. In verschillende stadia van het verkoopproces zijn er contactmomenten waarbij verkoopmedewerkers de puntjes op de i moeten zetten. Van een persoonlijke ontmoeting met de klant tot het beantwoorden van technische vragen, het maken van offertes in het CRM-systeem en, zodra de offertes zijn geaccepteerd, het verzenden van de offerte naar de juiste afdeling om de bestelling te verwerken en te verzenden.

Bij zo’n complex proces zijn veel afdelingen (verkoop, logistiek en financiën) betrokken. Het is niet vanzelf zo dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Als het proces op enig moment vastloopt en afdelingen niet precies weten waarom, bijvoorbeeld omdat ze geen toegang hebben tot de juiste informatie, dan loopt u het risico om ongelooflijk inefficiënt te worden. Daarom is een vlotte toegang tot essentiële informatie uitermate belangrijk als u uw klanten tevreden wilt maken en houden en de verkoop efficiënt wilt afhandelen.

Hoe weet u nu of uw informatie toegankelijk is?

• Medewerkers die niet op kantoor werken hebben toegang tot wat ze nodig hebben met een internetverbinding en een mobiel apparaat
  
• Er is slechts één login nodig om toegang te krijgen tot alle inhoud, omdat deze centraal wordt opgeslagen
  
• Elke betrokken afdeling kan op elk moment de voortgang van een bepaalde taak zien
  
• Vertragingen in het proces zijn duidelijk voor degenen met de juiste toegangsrechten
  

Vraag 2. Is al uw informatie digitaal?

Wanneer informatie aan papier staat en in archiefkasten wordt opgeborgen, is het veel moeilijker, zo niet onmogelijk, om terug te vinden wat u zoekt. Daarom is het beheren van informatie in een DMS-systeem de norm van nu.

Digitale informatie is gemakkelijk te doorzoeken, omdat deze gesorteerd en geïndexeerd is. Hierdoor kunnen gebruikers alle informatie doorzoeken, terwijl ze filters toepassen. Alleen de meest relevante resultaten worden getoond. 

Virtuele informatie heeft ook aanzienlijke voordelen vanuit het oogpunt van beveiliging. Met een DMS-oplossing beperkt u de zichtbaarheid van informatie op basis van het toegangsniveau van gebruikers. Dit betekent dat ze alleen informatie kunnen doorzoeken die voor hen relevant is.

Wat zijn de verwachtingen van virtuele informatie binnen een DMS-systeem?

• Het is in een doorzoekbaar formaat (digitaal in plaats van op papier)
  
• Alle inhoud wordt geïndexeerd en voorzien van de juiste tags
  
• Medewerkers kunnen filters en tags toepassen om te vinden wat ze nodig hebben
  
• Het is intuïtief en gemakkelijk te gebruiken door medewerkers
  

Vraag 3. Is uw informatie veilig?

Een van de belangrijkste doelstellingen van enterprise contentmanagement is het afdwingen van solide beveiligingscontroles op informatie die door uw organisatie stroomt.

Menselijke fouten vormen in feite de grootste bedreiging voor de veiligheid. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker een vertrouwelijk document afdrukt en het op zijn/haar bureau laat liggen.

Hoe weet u of uw informatie veilig is?

• U kunt toegangscontroles implementeren, gebruikers in groepen indelen en basistoegangsrechten toekennen (lezen, bewerken, verwijderen) aan een reeks documenten, gegroepeerd op type en categorie
  
• U kunt functiecontroles toepassen (het beperken van wat werknemers mogen doen als ze eenmaal toegang hebben tot inhoud, bijvoorbeeld afdrukken, e-mailen of exporteren)
  
• Voor elk document worden controletrajecten vastgelegd
  

Vraag 4. Is uw informatie relevant?

Bij enterprise contentmanagement draait het erom dat medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot relevante informatie. Naast het feit dat gebruikers door informatie kunnen filteren, beheert een DMS-oplossing de verschillende versies van documenten.

Medewerkers kunnen vol vertrouwen doorverwijzen naar de juiste documenten, wetende dat de versie waarnaar ze kijken op het scherm de meest recente is. Het stelt u ook in staat om een werkproces op te zetten, waarbij elke stap in het proces wordt geautomatiseerd. Dit betekent dat alleen relevante personen de informatie op een bepaald moment te zien krijgen.

Sommige moderne contentmanagementsystemen hebben ook dashboardrapportages. U kunt bijvoorbeeld een dashboard opzetten om te zien hoeveel facturen er worden verwerkt, hoeveel er op betaling wachten en hoeveel er klaar zijn om te worden betaald. U kunt vervolgens inzoomen op de lijst met factuurgeschillen en een lijst bekijken van de mensen met wie u een geschil heeft, evenals allerlei andere relevante documenten.

Wat zijn de voordelen van een DMS-systeem dat gebruikers helpt om toegang te krijgen tot relevante informatie?

• Medewerkers werken altijd met de meest recente versie van een document
  
• Geautomatiseerde werkprocessen kunnen worden opgezet tussen afdelingen met verschillende limieten voor toegangscontrole en functiecontrole
  
• Diepgaande rapportages zijn beschikbaar en doorzoekbaar met lijsten en/of dashboards

Voor snel internet moet Ziggo analoge radio killen

Den Haag, Flevoland, Enschede, Noord-Holland, Leiden, Amstelveen en Utrecht. Zo maar een selectie van steden en regio’s waarin Ziggoklanten binnenkort of sinds kort radio enkel digitaal ontvangen. Het bedrijf wil voor eind 2021 landelijk zijn overgestapt op digitale radio om op zijn netwerk ruimte vrij te maken voor snel internet voor bedrijven en particulieren.

Zodra het analoge radiosignaal is afgesloten, komt veel bandbreedte op de kabel vrij. Digitale technologie maakt immers efficiënter gebruik van de ruimte op het netwerk. De aanbieder benut deze ruimte om het internet sneller en stabieler te maken, zowel voor particuliere als zakelijke gebruikers.

Glas en coax

Het landelijke vaste netwerk van Ziggo bestaat uit glasvezel en coax-kabels. Het internetsignaal gaat vanuit de datacenters via glasvezel naar de wijkkasten. Tussen wijkkast en aansluiting gebruikt Ziggo vrijwel altijd coax-kabels. Onder meer bij concurrent KPN wordt dit laatste traject steeds vaker verglaasd.

Om de internetsnelheid op zijn bestaande netwerk, dus inclusief het laatste coax-traject, te verhogen, gebruikt Ziggo de technologie Docsis 3.1. Hiermee kunnen gebruikers veel sneller up- en downloaden dan tot dusver mogelijk was via coax. De theoretische downloadsnelheid is nu 1 Gbps, iets wat binnen enkele jaren kan oplopen tot 10 Gbps. Deze downloadsnelheid werd afgelopen voorjaar tijdens een test al bereikt. Ook de uploadsnelheid gaat op termijn omhoog.

Gigabit-aansluiting

De aanbieder biedt inmiddels in veel regio’s gigabit-internetaansluiting voor bedrijven en voor particulieren. De afgelopen maanden werd dit mogelijk in onder meer Maastricht, Zeist, Enschede, Hengelo, Zwolle en Den Bosch. Tegen het einde van dit jaar wil het bedrijf op ongeveer zes miljoen adressen een downloadsnelheid van 1 Gbps leveren. In de loop van 2022 zou dit voor alle particuliere en zakelijke klanten beschikbaar moeten zijn.

De omschakeling naar digitale radio zal het overgrote deel van de bevolking ontgaan. Volgens de aanbieder luistert al zo’n 95 procent van de Nederlanders radio op een andere manier dan analoog via de kabel. Vaak houdt dit verband met de wijze waarop de mensen televisie kijken. Velen doen dat sinds jaar en dag digitaal, en sinds het voorjaar van 2018 werd het analoge tv-signaal stap voor stap uitgezet.

36e Tobbedans toernooi, groot succes.

Moe maar voldaan kijkt de organisatie van het 36e Tobbedans Punt NL Groep tennistoernooi terug op een fantastische week. In een heel korte tijd moest de commissie het toernooi in elkaar draaien en dat is gelukt. Het eerste grote tennistoernooi van Friesland is een feit.

Ruim 250 deelnemers hadden zich ingeschreven voor dit gezellige toernooi. Zonder geluk vaart niemand wel, want regende het in andere delen van het land pijpenstelen, in Harlingen bleef het op een paar drupjes na helemaal droog. Op dinsdag moest er een stormachtige wind getrotseerd worden door de spelers, maar dat was het dan ook. Het weer was zo mooi dat er ook ’s avonds veel publiek naar het prachtige park kwam om te genieten van de wedstrijden, maar ook van de heerlijke hapjes en van elkaar. Eindelijk weer even bijpraten met de mensen die je ruim een jaar niet had gezien. Natuurlijk met inachtneming van de coronaregels. 

Voor een ieder was er dus elke avond weer iets te eten; haring, kibbeling, hamburgers, saté, roombollen, frites en beenham. De mannen van de baancommissie hebben enorm hun best gedaan om de banen goed bespeelbaar te houden; dat viel door de droogte niet altijd mee, maar wat hebben ze elke dag weer een werk verricht.

Doordat er geen vaste kantinecommissie meer bestaat moesten we binnen een paar weken een aantal mensen weten te vinden die graag een handje mee wilde helpen achter de bar. En dat is gelukt. Wat fijn dat die mensen er zijn in zo’n week. Het toernooi kan onmogelijk zo mooi worden als het nu weer was, zonder sponsoren. De hoofdsponsor en ook TV Ready hebben een enorme financiële boost gegeven aan dit 36e Tobbedanstoernooi. Ook veel kleinere sponsoren hebben een steentje bijgedragen aan o.a. het eten, de loterij, de foto’s, de vuilcontainers en wat al niet meer zij.

Er werden mooie wedstrijden gespeeld op elk niveau; het publiek genoot en de spelers hadden het naar hun zin. Op zondag 11 juli, de laatste dag van het toernooi, werd afgesloten met de prijsuitreiking en het overhandigen van de ‘Harry Zijlstra trofee’. Deze keer was deze beker voor de man achter de hoofdsponsoring, Sander Groenewoud.

Nadat de spelers huiswaarts gingen is er nog samen met de meeste vrijwilligers en natuurlijk de toernooicommissie gegeten en nagepraat over een fantastische week 27.