Voldoe aan de AVG met documentoplossingen
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is sinds 25 mei 2018 voor organisaties en bedrijven een manier van leven. Omdat het juridisch is vastgelegd ontkomt geen enkele partij er meer aan. Wie zich er niet aan houdt riskeert een boete van maximaal €20 miljoen of 4% van de omzet. Het hoogste bedrag is van toepassing.
Een sector waar persoonsgegevens zeer goed beschermd dienen te worden is de zorg. In de zorgsector worden de meest persoonlijke en pijnlijke onderwerpen besproken. Patiënten luchten hun hart en doen een beroep op het vertrouwen van het zorgpersoneel. Vertrouwen dat door het personeel zelden beschaamd wordt. Maar kan de technologie die in de zorg gebruikt wordt ook aan deze belofte voldoen?
Netwerk hack
De toegenomen online criminaliteit vindt plaats via de betreding van een netwerk waarop verschillende apparaten zijn aangesloten. Een voorbeeld van een apparaat dat is aangesloten op een netwerk is een printer. Door middel van een netwerk hack is enorm veel vertrouwelijke documentatie op te vragen. Iets waar niemand in de zorg blij van wordt en waar enorme consequenties aan hangen.
Oude printers bevatten nog niet de beveiliging die het behoort te hebben. Dit komt onder andere omdat deze printers nog niet zijn ingericht naar de AVG.
Een apparaat dat deze inrichting wel heeft, en een zorginstelling alle mogelijke problemen met betrekking tot privacy ontneemt, is een multifunctional.
Multifunctional
Een mutifunctional is een computer die tevens de mogelijkheden van een printer bevat. Doordat het apparaat in principe een computer is, betekent dit dat de beveiliging ook in te stellen is op computerniveau. Dit zorgt voor een uitstekende beveiliging waardoor dus een grote slag geslagen wordt met betrekking tot internetcriminaliteit.
Beheer en versleuteling
De beveiliging van de multifunctional neemt twee belangrijke technologische kerngebieden voor zijn rekening: beheer en versleuteling. Het beheer van gegevens gaat volledig volgens de AVG en dit wordt omvat door het correct verzamelen, bewaren en vernietigen van gegevens. Door deze manier van werken heeft u als organisatie nooit meer omkijken naar het beheer van persoonlijk gevoelige gegevens.
De juiste versleuteling van de gegevens wordt uitgevoerd door de moderne software waar een multifunctional op draait. Door deze software is elk stukje data goed beveiligd en heeft u en uw organisatie geen onzekerheden meer over het voldoen aan de juiste regelgeving met betrekking tot privacy.
Wilt u in één keer verlost zijn van alle privacy-perikelen in uw zorginstelling? Dan is een multifunctional dé mogelijkheid om dit eens en voor altijd op een correcte manier geregeld te hebben. Contactopname is altijd gratis en geheel vrijblijvend.
De voordelen van scanoplossingen
Wist u dat drukwerk doorgaans, na huur en salarisadministratie, de hoogste bedrijfsuitgaven vormt? Drukwerk is voor organisaties dus een grote kostenpost. Een sector waar nog veel papierwerk gebruikt wordt is de zorg. In de zorg kan door middel van digitalisering van papierwerk op financieel gebied dus nog een grote slag geslagen worden. Maar er zijn meer voordelen aan het digitaliseren van papierwerk:
Digitalisering is een verandering waar geen enkele arbeidssector aan ontkomt. Ook de zorg niet. Papierloos werken is in principe het verplaatsen van het papierwerk naar de cloud. Hierdoor wordt het opvragen, aanpassen en delen van deze documentatie ook een stuk makkelijker. Het verplaatsen van dit papierwerk gebeurt door middel van scanoplossingen.
Scanoplossingen geeft de zorgsector de mogelijkheid om de omgang met papierwerk makkelijker, efficiënter, duurzamer en daardoor uiteindelijk kostenbesparender te maken. Daarnaast is het proces van digitalisering ingezet en is het een kwestie van volgen.
In Europa heeft 63% van de bedrijven hun documentatie voor de helft al gedigitaliseerd.
Toegankelijkheid
Scanoplossingen maakt werken makkelijker omdat documenten digitaal beschikbaar worden en daardoor toegankelijk zijn voor meerdere medewerkers. De plaats waar de documenten beschikbaar zijn, de cloud, is daarnaast makkelijk toegankelijk door middel van elk apparaat dat op het wifi-netwerk is aangesloten.
Efficiëntie
De efficiëntie van scanoplossingen zit in de tijd en ruimte die bespaard wordt. Er wordt tijd bespaart omdat het fysieke proces van het zoeken van het dossier en het bestuderen van het dossier wordt ingeruild door een simpele handbeweging. Met deze handbeweging, op bijvoorbeeld het touchscreen van een mobiel apparaat, is het document op te vragen in enkele seconden. De tijd die over blijft kan aan andere werkzaamheden besteed worden. En overgebleven tijd is geen overbodige luxe in een branche met de meeste openstaande vacatures van Nederland.
Het besparen van ruimte ontstaat doordat de locatie waar het papierwerk opgeslagen ligt overbodig wordt. Ruimtes met archiefkasten waar duizenden dossiers in liggen komen leeg te staan en levert een ziekenhuis of zorginstelling kostbare ruimte op. Ruimte die gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld opslag.
Duurzaamheid
In een tijd van duurzaamheid moet elke sector zijn bijdrage leveren. De zorg ontkomt hier niet aan. Door middel van scanoplossingen wordt er bespaart op het printen van papier en dit levert een positieve bijdrage aan duurzaamheid. In principe hoeft er door middel van scanoplossingen nooit meer een vel papier uitgeprint te worden. Maar mocht deze noodzaak er toch zijn, dan is dat door de inzet van een multifunctionele printer geen enkel probleem.
Het besparen op printkosten brengt uiteraard ook een financiële besparing met zich mee. Hoe eerder u start met scanoplossingen, hoe groter deze besparing wordt. Wacht niet meer met de implementatie van scanoplossingen en vraag vandaag nog een offerte op maat aan om te beginnen met scanoplossingen. Onze jarenlange ervaring met scanoplossingen en expertise in verscheidene sectoren geeft u de best mogelijke (scan)oplossing.
Op deze manier maken we samen de zorg een stukje beter.
Een betere samenwerking door de inzet van multifunctionals
Een multifunctional is een printer met veel eigenschappen van een computer. Eigenlijk is het een computer met printmogelijkheden. In grote organisaties waar veel papierwerk uitgewisseld wordt is een multifunctional vandaag de dag ondenkbaar geworden. Een multifunctionele printer vermindert niet alleen de fysieke papierstroom, maar bevordert ook de samenwerking onder het personeel en daarmee de uiteindelijke productiviteit.
Ten eerste is een multifunctional niet een printer, scanner of kopieermachine. Het is al deze drie apparaten in één. Tevens stijgt de machine op alle drie de vlakken boven de rest uit. Printen ging nog nooit zo snel, scannen was nog nooit zo gemakkelijk en kopietjes zijn niet te onderscheiden van het origineel. Met de aanschaf van een multifunctional wordt de winst dus zowel op kwantitatief als kwalitatief gebied geboekt.
Multitoegankelijk
Neem als voorbeeld de Xerox ConnectKey multifunctional. Dit apparaat heeft de mogelijkheid om vanaf een mobiele telefoon, of een ander mobiel apparaat, een printopdracht te geven. Omdat elk mens tegenwoordig een telefoon op zak heeft kan er makkelijk ingelogd worden in de cloud en vanaf daar kan het desbetreffende bestand geopend, bewerkt en geprint worden. De multifunctional is verbonden met het interne wifi-netwerk van de organisatie waardoor het voor iedereen makkelijk toegankelijk is.
Ook losse papieren kunnen met de ConnectKey simpel gedigitaliseerd worden. Leg de documenten onder de scanner en stuur ze via enkele tikken op het touchscreen van de multifunctional regelrecht naar de cloud.
Vanuit de cloud is het document vervolgens voor personeel op verschillende afdelingen beschikbaar en dit bevordert de interne samenwerking ten zeerste.
Beveiliging
Door de ingebouwde McAfee beveiliging zijn alle documenten ook voor altijd beveiligd en heeft u geen zorgen rondom eventuele privacy issues. Daarnaast zijn uiterst eenvoudig verschillende apps te installeren op de multifuntional. Zo kunnen documenten altijd gescand worden naar de applicatie die gebruikt wordt in uw organisatie. Zo zijn documenten te scannen naar bijvoorbeeld UNIT4 DocumentManager, AFAS Profit of Microsoft SharePoint.
Betrouwbaarheid
Ten slotte is wellicht één van de belangrijkste eigenschappen van de multifunctional nog niet besproken: de betrouwbaarheid. Een multifunctional is door zijn ijzersterke software enorm betrouwbaar. Het apparaat doet wat het moet doen, wanneer het gedaan moet worden en doet dit tevens consistent. Door deze eigenschap wordt de downtime door het mogelijk vastlopen of ontstane errors van de machine zo goed als teniet gedaan.
Wilt u intern beter en productiever gaan samenwerken? Implementeer een multifunctional in uw organisatie en zet een flinke stap vooruit op het gebied van samenwerking. Om de specifieke mogelijkheden van een multifunctional die op uw organisatie toepasbaar zijn te bespreken, kunt u contact met ons opnemen.
Dit is gratis en geheel vrijblijvend.
Zorginstanties: voorkom dat je bedrijfsdocumenten kwijtraakt
Een medewerkster van het Haagse HagaZiekenhuis had in september 2019 haar boodschappenlijstje, gemaakt op een A4-tje, laten liggen in een winkelwagentje van de ALDI. In principe niet zo’n probleem. Was het niet dat het A4-tje waar zij haar boodschappen op had genoteerd, aan de achterkant volstond met persoonlijke medische gegevens van een patiënt. Iets dat anno 2019 met alle privacy-perikelen ondenkbaar is.
Sinds de introductie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 is de bescherming van persoonlijke gegevens nog meer een hot issue dan dat het al was. Het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonlijke informatie ligt in elke branche onder een juridisch vergrootglas. Helemaal in een sector als de zorg is dit enorm belangrijk. In de zorgsector openbaren mensen hun meest persoonlijke en grootste kwesties. Daarbij vertrouwen patiënten erop dat deze kwesties binnenskamers blijven. Terecht. Maar hoe moet de zorg dit voor elkaar krijgen? De zorg krijgt dit voor elkaar door middel van een multifunctional.
Multifunctional
Een multifunctional is simpel gezegd een multifunctionele printer. Deze printer heeft vele functies zoals documenten printen, kopiëren, en faxen. Daarnaast zijn ze verbonden aan een netwerk en bevatten ze een modern besturingssysteem. Eigenlijk is een multifunctional een multifunctionele computer met onder andere de functie tot printen.
Doordat een multifunctional eigenlijk een computer is, kan deze ook beveiligd worden als een computer. Vanwege deze mogelijkheid is de machine volledig geschikt om in de zorg gebruikt te worden.
Veiligheid en de zorg gaan namelijk hand in hand.
Persoonlijk account
Bij een multifunctionele printer krijgt iedere gebruiker van het apparaat een persoonlijk account. Dit persoonlijke account kan worden ingesteld op drie verschillende veiligheidsniveaus en elk niveau heeft bijbehorende rechten. Op deze manier kan elke gebruiker alleen bij de gegevens die voor hem of haar bestemd zijn. Deze beveiligingsstructuur zorgt niet alleen voor een hoge mate van veiligheid maar ook voor gebruikersgemak.
Bovendien gebruikt een multifunctional het netwerk zodanig dat gegevens alleen via bepaalde IP-adressen en poortnummers kunnen worden uitgewisseld. Ook valt door de beheerder van het apparaat in te stellen naar welke e-mailadressen documenten verstuurd kunnen worden.
Versleuteling
Daarnaast kunnen door middel van een speciale beveiligingsfunctie documenten, gebruikersinstellingen of informatie op de multifunctionele printer worden versleuteld. Het versleutelen wordt gedaan door middel van een algoritme dat ervoor zorgt dat een bestand wordt verwijderd wanneer dit bestand nooit meer toegankelijk is.
Persoonlijk printen
Tevens is het met een multifunctional mogelijk om een bestand pas te printen als de opdrachtgever van de printopdracht bij de printer aanwezig is. Dit is mogelijk omdat het bestand dat afgedrukt moet worden, wordt vastgehouden in een virtuele wachtrij. Als de opdrachtgever van de printopdracht zicht meldt bij de printer, wordt het bestand pas uitgeprint.
Met een multifunctional lost u dus alle problemen op die voortkomen uit het omgaan met documenten. Vooral in de zorgsector is dit een oplossing waar menig medewerker om staat te springen. Bent u nieuwsgierig geworden hoe een multifunctional u en uw organisatie kan ontzorgen op het gebied van beveiliging?
Neem contact op met de PuntNL Groep en wij presenteren u een oplossing op maat voor uw organisatie.
